Démarches administratives

Retrouvez toutes les démarches administratives sur service-public.fr, le site officiel de l’administration française

Fiche pratique

Papiers à conserver

Vérifié le 10 septembre 2021 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Vous rangez vos papiers administratifs et vous vous demandez quels documents garder et combien de temps ? Cette page indique les règles pour les documents de la vie courante : assurance, banque, famille, impôts, logement, travail, véhicule, santé...

Les durées indiquées dans cette page sont des durées minimales durant lesquelles il est prudent de garder les documents.

Il s'agit des délais durant lesquels vous pouvez exercer un droit. Par exemple, demander un remboursement.

Il peut aussi s'agir des délais pendant lesquels on peut vous réclamer quelque chose. Par exemple, payer une amende.

Vous pouvez bien sûr garder vos documents plus longtemps, notamment pour apporter une preuve devant la justice.

En effet, les délais indiqués ne prennent pas en compte tous les cas de figure.

Ainsi, les délais peuvent être allongés si la prescription est suspendue ou interrompue. Par exemple, certains délais sont suspendus tant qu'une personne est mineure et commencent à courir uniquement à partir de la majorité.

Les documents peuvent aussi servir de preuve à l'appui d'actions très différentes.

Durée de conservation des documents liés à l'assurance

Type de document

Durée de conservation

Précisions

- Quittance

- Avis d'échéance

- Courrier de résiliation

- Preuve du règlement

Date du document + 2 ans

Contrat

Durée du contrat + 2 ans

Relevé d'informations automobile

Permanente

Le relevé d'informations est délivré par votre assureur à la fin du contrat ou sur demande.

Le relevé indique le coefficient de réduction-majoration de votre prime d'assurance (bonus-malus).

Assurance-vie

10 ans

Ce délai s'applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l'assurance-vie.

Dommage corporel

10 ans

Durée de conservation des documents liés au véhicule

Type de document

Durée de conservation

Précisions

PV pour amende forfaitaire

3 ans

Vous ne devez plus rien si le Trésor public n'a rien fait pour obtenir le paiement de l'amende 3 ans après sa notification.

Facture : achat, réparation...

Durée de conservation du véhicule

+ 2 ans en cas de revente compte tenu de la garantie des vices cachés)

Certificat d'examen du permis de conduire

4 mois

+ jusqu'à réception du permis

Certificat de cession du véhicule

Durée de conservation du véhicule

Il peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l'ancien propriétaire.

Durée de conservation des documents liés à la banque

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Chèque à encaisser

1 an et 8 jours

Passé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due

Contrat de prêt immobilier et consommation + justificatifs

2 ans

À partir de la dernière échéance

- Relevé de compte (compte courant, PEL, livret A,...)

- Talon de chèque

5 ans

Un débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois

Ticket de carte bancaire : paiement et retrait

Jusqu'à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant

Durée de conservation des documents liés à la consommation

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Certificat de garantie

Jusqu'à la fin de la garantie

Facture d'un appareil ménager

(par exemple, machine à laver, téléviseur)

Jusqu'à la fin de la garantie

Il peut être utile de conserver la facture tant que vous détenez l'appareil ménager chez vous.

En effet, en cas de vol ou de sinistre, la facture sert de preuve si vous souhaitez demander une indemnisation à votre assureur.

Durée de conservation des documents liés à la famille

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Acte d'état civil : copie intégrale et extrait

Permanente

Certaines procédures nécessitent un acte d'état civil récent

Avis de versement d'allocations familiales

5 ans

Vous avez 2 ans pour agir si vous n'avez pas perçu le bon montant.

La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu.

Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.

Jugement de divorce, jugement d'adoption

Permanente

En cas de perte, vous pouvez demander une copie au tribunal

Acte de reconnaissance d'un enfant

Permanente

La mairie peut vous en délivrer une copie

Contrat de mariage : documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs

Permanente

En cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l'a établi

Convention de Pacs

Permanente

En cas de perte, un notaire peut fournir une copie mais pas le tribunal ni la mairie.

Livret de famille

Permanente

En cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie

Diplôme

Permanente

En cas de perte, il n'est pas possible d'obtenir une copie de votre diplôme.

Vous pouvez cependant demander une preuve de votre réussite à l'examen.

Durée de conservation des documents liés au logement

Type de document

Durée de conservation

Précisions

- Facture d'électricité

- Facture de gaz

5 ans

Délai pour contester une facture.

Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement.

Facture d'eau

5 ans

Délai pour contester une facture.

Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a :

- 4 ans si c'est un fournisseur public,

- 2 ans si c'est un fournisseur privé.

- Facture de téléphone fixe et mobile

- Facture internet

1 an

Preuve de restitution de matériel (box)

2 ans à partir de la restitution

Facture liée aux travaux

10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux

- Gros-œuvre : 10 ans

- Petits travaux (par exemple, fenêtres) : 2 ans.

Certificat de ramonage

1 an

Attestation d'entretien annuel d'une chaudière

2 ans

Acte de vente (aussi appelé titre de propriété)

Permanente

Si nécessaire, vous pouvez demander une copie au notaire détenteur de la minute

- Preuve du paiement des charges de copropriété

- Correspondances avec le syndic

- Procès verbal d'assemblée générale de copropriété

5 ans

Avant le 25 novembre 2018, le délai d'action du copropriétaire pour toute action personnelle était de 10 ans (par exemple, violation du règlement de copropriété)

- Contrat de location

- État des lieux

- Quittance de loyer

Durée de la location + 3 ans

Le délai est identique pour un logement vide ou meublé.

Courrier de révision de loyer

Durée de la location + 1 an

Ce délai s'applique à un logement loué à titre de résidence principale vide ou meublé.

Inventaire du mobilier pour les locations meublées

Durée de la location

Jusqu'à la restitution de l'éventuel dépôt de garantie

Justificatif de versement de l'aide personnalisée au logement (APL)

2 ans

Durée de conservation des documents liés aux impôts

Type de document

Durée de conservation

Précisions

- Déclaration de revenus

- Avis d'imposition sur le revenu

- Justificatifs utilisés. Par exemple, justificatifs des frais réels.

3 ans

Ce délai correspond au droit de reprise de l'administration.

À partir de l'année qui suit l'année d'imposition.

Par exemple, déclaration 2021 à conserver jusqu'à la fin 2024.

Avis d'impôts locaux : taxe foncière, taxe d'habitation

1 an

Ce délai correspond au droit de reprise de l'administration

3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement

 Attention :

les durées indiquées sont des durées minimales durant lesquelles l'administration fiscale dispose d'un droit de reprise. Vous pouvez bien évidemment garder vos déclarations de revenus et avis d'imposition plus longtemps.

Durée de conservation des documents liés au travail, au chômage et à la retraite

Type de document

Durée de conservation

Précisions

- Bulletin de salaire

- Contrat de travail

- Certificat de travail

- Relevé d'indemnités journalières de maladie et de maternité

Jusqu'à la liquidation de la retraite

- Vous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire

- Un justificatif d'indemnités journalières doit être gardé au moins 2 ans, mais il est prudent de le conserver jusqu'à la liquidation de la retraite

Attestation Pôle emploi

Jusqu'à l'obtention de l'allocation chômage

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite

Solde de tout compte

3 ans

Le salarié peut contester le solde de tout compte :

- pendant un délai de 6 mois,

- ou 2 ans s'il n'a pas signé le reçu,

- ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde.

Justificatif de versement d'allocations chômage

3 ans

La durée de 3 ans correspond au délai de reprise en cas de trop perçu constaté par Pôle Emploi.

Ce délai passe à 10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration.

Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.

Bulletin de paiement de la pension de retraite

Permanente

Document utile pour le calcul de vos droits à la pension de réversion

Notes de frais

3 ans

Délai pendant lequel l'administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels

Carte d'invalidité d'un enfant

Jusqu'à la liquidation de la retraite

Assumer la charge d'un enfant handicapé permet de recevoir une majoration.

Vous devez donc conserver tous les justificatifs.

Durée de conservation des documents militaires

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Livret militaire

Permanente

Attestation des services accomplis ou état signalétique des services

Permanente

L'attestation prouve que les services militaires ou assimilés ont bien été accomplis.

Les organismes de retraite ou de sécurité sociale peuvent vous la réclamer.

Durée de conservation des documents concernant le particulier employeur

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Bulletin de paye du salarié : double papier ou sous forme électronique

5 ans

Contrat de travail du salarié

5 ans

Document relatif aux charges sociales

3 ans

En cas de contrôle de l'administration fiscale

Comptabilisation des horaires du salarié

1 an

En cas de contrôle de l'inspection du travail

Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie

5 ans

Attestation fiscale

3 ans

Ce délai correspond au droit de reprise de l'administration.

Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d'impôt pour l'emploi d'un salarié à domicile

Solde de tout compte

3 ans

Le salarié peut contester le solde de tout compte :

- pendant un délai de 6 mois,

- ou 2 ans s'il n'a pas signé le reçu,

- ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde.

 À noter

si vous avez un compte sur les sites du Cesu ou de Urssaf Service Pajemploi, certains documents sont mis à votre disposition dans votre espace personnel : avis de prélèvement, récapitulatif fiscal des salaires du salarié... Suivez les recommandations de ces sites pour la conservation de ces documents et leur sauvegarde informatique.

Durée de conservation des documents liés à la santé

Type de document

Durée de conservation

Précisions

Récapitulatif de remboursements d'assurance maladie et maternité

2 ans

Délai de reprise du trop perçu.

Le délai est de 5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration.

- Carte de mutuelle

- Demande de remboursement

Variable selon l'organisme

Se référer aux délais prévus dans le contrat

Ordonnance

1 an

- 1 an pour la délivrance de lunettes d'une personne de moins de 16 ans

- 5 ans pour la délivrance de lunettes d'une personne entre 16 et 42 ans

- 3 ans pour la délivrance de lunettes d'une personne âgée de 43 ans ou plus

- Pas de délai pour la délivrance d'audioprothèses

Preuve du versement d'indemnités journalières

Jusqu'à liquidation des droits à la retraite

- Carnet de vaccination

- Carte de groupe sanguin

- Carnet de santé

Permanente

Carnet de santé d'un enfant à conserver au moins jusqu'à sa majorité

- Certificat médical

- Examen médical (par exemple, radiographie)

Permanente

Documents utiles en cas de rechute ou d'aggravation de l'état de santé

Les délais de conservation des papiers continuent de s'appliquer après le décès du défunt.

En effet, certains documents peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Certaines prestations sociales versées après le décès du bénéficiaire peuvent être recouvrées auprès des ayants droit pendant 5 ans à partir du décès.


Carte nationale d’identité et passeports

Le dépôt et le retrait des dossiers de cartes d’identité et de passeport se font uniquement sur rendez-vous. La prise de rendez-vous pour le dépôt et le retrait des dossiers de cartes d’identité et de passeport se font exclusivement en ligne sur le site internet :https://rendezvousonline.fr ! Service accessible 24h/24 et 100% gratuit pour vous !
En période de forte affluence, les délais d’obtention d’un rendez-vous s’allongent. Anticiper au plus tôt vos démarches !

CARTE D’IDENTITE : Pièces à fournir

Lors du rendez-vous de dépôt de dossier, il est OBLIGATOIRE de présenter un dossier COMPLET avec l’ensemble des pièces justificatives CONFORMES. Face à une augmentation des incivilités, tout dossier INCOMPLET sera REFUSÉ et le rendez-vous sera ANNULÉ

Première demande ou renouvellement

  • Première page entièrement complétée du formulaire de demande CERFA (à retirer dans votre mairie) ou pré-demande en ligne imprimée : https://passeport.ants.gouv.fr
  • Passeport ou CNI en cours de validité ou copie intégrale d’acte de naissance (si votre mairie de naissance est concernée par COMEDEC https://ants.gouv.fr/Les-solutions/COMEDEC/Villes-adherentes-a-la-dematerialisation, il n’y a pas besoin de la copie mais apporter le livret de famille)
  • 1 photo identité de moins de 6 mois et conforme aux normes en vigueur : la tête dégagée et droite, le regard droit devant et sans lunettes, la bouche fermée et sans sourire
  • 1 justificatif de domicile de moins de 6 mois (facture d’eau, d’électricité, de téléphone, la taxe d’habitation ou l’avis d’imposition ) au nom du demandeur pour les majeurs.
  • Nouveauté : Lors de votre pré-demande en ligne sur le site ants.gouv.fr, vérifiez en ligne votre adresse avec le dispositif « Justif’Adresse ». Si votre adresse est validée par le dispositif, vous n’avez pas à apporter un justificatif de domicile lors de votre rendez-vous. Plus d’infos sur : https://passeport.ants.gouv.fr/FAQ-Particulier/Justif-Adresse

Pièces complémentaires à fournir selon votre situation

Renouvellement

  • Vérifier la date de validité de votre CNI ! Les CNI délivrées à partir du 2 janvier 2004 pour une personne majeure, sont prolongées automatiquement de 5 ans. Il est donc inutile de la renouveler sauf en cas de :
    • changement d’adresse
    • changement d’état civil
    • voyage dans l’un des pays européens n’ayant pas signé la prolongation de la durée de validité. Il faut donc justifier la demande avec :
      • 1 justificatif de voyage (réservation ou attestation sur l’honneur précisant les dates et le lieu du voyage)
      • Ancienne CNI plastifiée
      • Copie intégrale d’acte de naissance si l’échéance de votre carte d’identité est dépassée de 2 ans (si votre mairie de naissance est concernée par COMEDEC https://ants.gouv.fr/Les-solutions/COMEDEC/Villes-adherentes-a-la-dematerialisation, il n’y a pas besoin de la copie mais apporter le livret de famille)

Pour en savoir plus

Perte / Vol

  • Déclaration de perte complétée (Cerfa 14011*02) et à apporter le jour du RDV
  • Timbre fiscal 25 € ( tabac presse ou https://timbres.impots.gouv.fr)

Mineurs

Présence obligatoire du responsable exerçant l’autorité parentale et de l’enfant !

  • CNI de l’autorité parentale présente
  • 1 Justificatif de domicile de moins de 6 mois (facture d’eau, d’électricité, de téléphone, la taxe d’habitation ou l’avis d’imposition ) au nom de l’autorité parentale présente

Garde partagée

  • Attestation des parents mentionnant à l’amiable sans jugement la garde qui résulte d’un commun accord OU Jugement de divorce mentionnant le rythme de la garde
  • Pour chaque parent, 1 justificatif de domicile de moins de 6 mois (facture d’eau, d’électricité, de téléphone, la taxe d’habitation ou l’avis d’imposition )
  • Pour chaque parent, 1 photocopie de leur carte d’identité recto et verso en cours de validité

Majeur hébergé

  • 1 Justificatif de domicile au nom de l’hébergeur de moins de 6 mois (facture d’eau, d’électricité, de téléphone, la taxe d’habitation ou l’avis d’imposition )
  • 1 photocopie de la carte d’identité recto et verso en cours de validité de l’hébergeur
  • Attestation sur l’honneur rédigée par l’hébergeur précisant l’hébergement depuis plus de 6 mois

Mariage

  • Copie de l’acte de mariage de moins de 3 mois

Divorce

  • Jugement de divorce

Etranger

  • Copie de l’acte de naissance en provenance de Nantes
  • Certificat de naturalisation en provenance de Nantes

En cas de première demande, le service central d’état civil (SCEC) de Nantes est concernée par COMEDEC https://ants.gouv.fr/Les-solutions/COMEDEC/Villes-adherentes-a-la-dematerialisation mais apporter le livret de famille

Retrait de votre carte d’identité (sur rendez-vous)

Une fois la carte d’identité arrivée en mairie, vous recevrez un SMS de la Préfecture. Vous disposerez alors d’un délai de 3 mois pour venir la récupérer. Passé ce délai, votre titre sera détruit.

  • Majeur : retrait OBLIGATOIRE par le demandeur
  • Mineur : retrait OBLIGATOIRE par l’autorité parentale (présence du mineur non obligatoire)

Durée de validité de votre carte d’identité

  • Majeur : 15 ans
  • Mineur : 10 ans

Prise d’empreinte

  • Prise d’empreinte au dépôt du dossier à partir de 12 ans
  • Pas de prise d’empreinte au retrait

PASSEPORT : Pièces à fournir

Lors du rendez-vous de dépôt de dossier, il est OBLIGATOIRE de présenter un dossier COMPLET avec l’ensemble des pièces justificatives CONFORMES. Face à une augmentation des incivilités, tout dossier INCOMPLET sera REFUSÉ et le rendez-vous sera ANNULÉ

Première demande ou renouvellement

  • Première page entièrement complétée du formulaire de demande CERFA (à retirer en Mairie) OU pré-demande en ligne imprimée https://passeport.ants.gouv.fr
  • Passeport ou CNI en cours de validité ou copie intégrale d’acte de naissance (si votre mairie de naissance est concernée par COMEDEC https://ants.gouv.fr/Les-solutions/COMEDEC/Villes-adherentes-a-la-dematerialisation, il n’y a pas besoin de la copie mais apporter le livret de famille)
  • 1 photo identité de moins de 6 mois et conforme aux normes en vigueur : la tête dégagée et droite, le regard droit devant et sans lunettes, la bouche fermée et sans sourire.
  • 1 justificatif de domicile de moins de 6 mois (facture d’eau, d’électricité, de téléphone, la taxe d’habitation ou l’avis d’imposition ) au nom du demandeur pour les majeurs
  • Timbre fiscal (tabac presse ou sur https://timbres.impots.gouv.fr)
    • 86 € => adulte
    • 42 € => mineur =+ 15 ans
    • 17 € => mineur – 15 ans
  • Ancien passeport

Pièces complémentaires à fournir selon votre situation

Perte / Vol

  • Déclaration de perte complétée Cerfa 14011*02
  • Déclaration de vol par la gendarmerie

Mineurs

  • CNI de l’autorité parentale (personne accompagnante)
  • 1 Justificatif de domicile(2) au nom de la personne accompagnante
  • présence obligatoire du demandeur et de l’autorité parentale

Garde partagée

  • Attestation des parents mentionnant à l’amiable sans jugement
    la garde qui résulte d’un commun accord OU Jugement de divorce mentionnant le rythme de la garde
  • 1 Justificatif de domicile des 2 parents(2)
  • 1 Photocopie CNI R/V en cours de validité des 2 parents

Majeur hébergé

  • 1 Justificatif de domicile(2) au nom de l’hébergeur
  • 1 Photocopie CNI R/V en cours de validité de l’hébergeur
  • attestation sur l’honneur rédigée par l’hébergeur précisant l’hébergement depuis plus de 6 mois

Mariage

  • Copie de l’acte de mariage de -3 mois

Divorce

  • Jugement de divorce

Etranger

  • Copie de l’acte de naissance en provenance de Nantes
  • Certificat de naturalisation en provenance de Nantes

Seulement en cas de première demande, le service central d’état civil (SCEC) de Nantes est concernée par COMEDEC https://ants.gouv.fr/Les-solutions/COMEDEC/Villes-adherentes-a-la-dematerialisation mais apporter le livret de famille

Retrait de votre passeport (sur rendez-vous)

Une fois le passeport arrivé en mairie, vous recevrez un SMS de la Préfecture. Vous disposerez alors d’un délai de 3 mois pour venir la récupérer. Passé ce délai, votre titre sera détruit.

  • Majeur : retrait OBLIGATOIRE par le demandeur
  • Mineur : retrait OBLIGATOIRE par l’autorité parentale (présence OBLIGATOIRE du mineur à partir de 12 ans)

Durée de validité de votre passeport

  • Majeur : 10 ans
  • Mineur : 5 ans

Prise d’empreinte

  • Prise d’empreinte au dépôt du dossier à partir de 12 ans
  • Prise d’empreinte au retrait du titre à partir de 12 ans


Conciliateur de justice

Permanence en mairie suspendue en raison de l’épidémie de Covid-19. Contacter la mairie pour être mis en relation avec le conciliateur de justice.

Généalogie

Consultez des relevés d’état civil, construisez votre arbre généalogique ou faites des recherches sur le portail des archives départementales de la Vienne : www.archives-vienne.cg86.fr